Choisir de déménager est une décision majeure. S’engager sur de nouveaux locaux, un choix capital. C’est pourquoi il est nécessaire de se poser les bonnes questions : pourquoi je déménage ? Quels sont mes besoins actuels ? Quels seront-ils dans 3, 6 et 10 ans ? Vaut-il mieux louer ou acheter ? Quelles échéances je me donne ? Dans quelle zone géographique je souhaite m’implanter ? Comment prendre en compte les attentes de mes salariés ? C’est en interrogeant les motivations profondes autant que les conséquences directes et indirectes d’un déménagement ou emménagement que pourra être établi un cahier des charges réaliste et cohérent.

Nous vous détaillons ci-dessous tout ce qu'il est important de savoir avant de louer de nouveaux bureaux à la Réunion, mais vous pouvez également le télécharger gratuitement.

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Le type de bail

1. Le bail commercial

Le bail commercial a été pensé dans l’idée de protéger au maximum l’activité du locataire puisque celle-ci est, par nature, très dépendante du local et son lieu d’implantation. Le locataire jouit notamment d’un droit inaliénable au renouvellement. Les modalités du bail commercial :
  • Contractualisation : La loi n'oblige pas de contractualiser un bail commercial par écrit mais il est vivement recommandé de le faire en étant assisté d'un notaire ou d'un avocat spécialisé. A noter que des entreprises ayant une activité non-commerciale peuvent choisir d'être soumises au statut des baux commerciaux en accord avec le propriétaire.
  • Activité : Le bail commercial concerne les activités commerciales ou artisanales.
  • Durée : Le bail commercial s'étend sur une durée minimum de neuf ans.
  • Loyer : Le loyer est fixé librement par accord entre le bailleur et le locataire et peut être révisé (soumis à plafonnement en fonction de l’indice trimestriel des loyers commerciaux) à chaque période triennale (3, 6 et 9 ans).
  • Sous-location : Le locataire peut sous-louer le bien si une clause le permet dans le contrat de bail et en informant le bailleur.
  • Résiliation : Le bail peut être résiliée à l'issue de chaque période triennale par l'un ou l'autre des partis. En cas de résiliation par le bailleur, une indemnité d'éviction est prévue.
  • Renouvellement : Le locataire dispose d'un droit inaliénable au renouvellement. Une indemnité d'éviction est prévue en cas de refus du renouvellement.
  • Préavis : 6 mois pour une résiliation à l'issue d'une période triennale ou un non-renouvellement. Une fois le bail tacitement prolongé, le congé peut intervenir au terme de chaque trimestre civil tout en respectant un préavis de 6 mois.
  • Cession : La cession est possible et ne peut pas être interdite s'il s'agit d’une cession du fonds commercial, industriel ou artisanal.

2. Le bail professionnel : 

Le bail professionnel protège à moyen terme le locataire puisque le bailleur ne peut ni augmenter le loyer ni résilier le contrat de bail avant une durée minimale de six ans. Il n’y a en revanche aucun droit au renouvellement. Les modalités du bail professionnel :

  •  Contractualisation : Un bail professionnel doit obligatoirement être contractualisé par écrit.
  • Activité : Le bail professionnel concerne les activités non-commerciales du type experts-comptables, avocats, professionnels de santé, assureurs, consultants. Certaines associations exerçant une activité lucrative de manière habituelle peuvent également conclure un bail professionnel tout comme les activités artisanales à condition qu’il n’existe pas de fonds artisanal.
  • Durée : Le bail professionnel s'étend sur une durée minimum de 6 ans.
  • Loyer : Le loyer est fixé librement par accord entre le bailleur et le locataire et ne peut être révisé, sauf clause le permettant, durant toute la durée du bail.
  • Sous-location : Le locataire peut sous-louer le bien sauf si une clause l'interdit.
  • Résiliation : Le bail peut être résilié à tout moment par le locataire. Le bailleur n'a en revanche aucune possibilité de résilier le bail avant son expiration.
  • Renouvellement : Aucun droit au renouvellement pour le locataire.
  • Préavis : Préavis de six mois pour une résiliation anticipée par le locataire et pour un non-renouvellement de l'un ou l'autre des partis.
  • Cession : La cession est possible.

3. Le bail mixte

Pour les professionnels n'exerçant par une activité commerciale et travaillant à leur domicile, il existe un bail mixte, juste milieu entre un bail professionnel et un bail d'habitation. Une partie du logement est consacrée à l'activité professionnelle en accord avec le bailleur, dans le respect du règlement de copropriété et sous certaines conditions comme l'interdiction de recevoir des clients ou stocker de la marchandise. Sa rédaction doit être réalisée par un professionnel.

L'assurance des locaux

1. Il y a ce qui est obligatoire, ce qui est facultatif et ce qui est vivement recommandé

L’assurance professionnelle multirisque fait clairement partie de cette troisième catégorie. Rien ne vous oblige à y souscrire et pourtant elle est indispensable. Pourquoi ? Parce qu’elle assure votre entreprise, vos salariés et vous-même contre de nombreux dommages et aléas. Et ça n’arrive pas qu’aux autres...

2. Dégâts des eaux

A La Réunion, les zones inondables sont partout. Un cyclone ou une forte pluie et en quelques heures votre local, votre matériel et votre stock sont sous l’eau et, sans assurance professionnelle, vous courrez à la catastrophe.

3. Incendies

Un local qui brûle, avec tout ce qu’il contient, signifie chômage technique pour vos employés et, une reprise d’activité compromise si vous n’êtes pas assuré. Et pour information, si un incendie se déclare dans votre local et se propage à ceux des voisins, vous êtes responsable...

4. Vol et vandalisme

Que vous ayez du stock, des marchandises chères et/ou facilement revendables, de la technologie de pointe ou simplement un parc informatique, vous n’êtes pas à l’abri d’un cambriolage. Le vandalisme, notamment suite à un cambriolage, est également compris dans l’assurance multirisque professionnelle.

5. Responsabilité civile professionnelle

Au même titre qu’une assurance responsabilité civile privée, la RC Pro assure les dommages pouvant être causés par votre entreprise, votre personnel, votre équipement ou vos marchandises. Elle peut être intégrée au contrat multirisque professionnel ou bien faire l’objet d’un contrat à part. A noter que pour certaines professions libérales réglementées, elle est obligatoire, ce qui prouve bien sa grande utilité.

6. Perte d’exploitation

Il y a le dommage en lui-même (dégât des eaux, incendie...) et ses conséquences. L’assurance perte d’exploitation permet de se prémunir contre une baisse brutale du chiffre d’affaires provoquée par un événement extérieur et conduisant à une réduction ou un arrêt de l’activité. Une indemnisation spécifique vous permettra de surmonter cette difficulté passagère.

Il existe également, en fonction des contrats et des assureurs, de multiples garanties à la carte, spécifique à votre activité comme la perte de valeur vénale du fonds, la rupture de la chaîne du froid, le transport de matériel ou de marchandises, les dommages électriques ou le bris de machines.

Quoi qu’il en soit, assurer ses locaux c’est en quelque sorte assurer son entreprise et son activité. Ne pas le faire, c’est être à la merci d’un événement sur lequel vous n’avez aucun contrôle, la hantise de tout chef d’entreprise.

Pour plus de détails, vous pouvez également consulter nos articles : 6 bonnes raisons d'assurer votre local professionnel à La Réunion et Ce que vous devez savoir sur l'assurance de vos bureaux professionnels à la Réunion

Les différents types de locaux

En fonction de votre activité et donc du bail que vous allez contracter, vous pourrez prétendre à différentes options. Votre marge de manœuvre, même si elle n’est pas totale car vous avez bien entendu des besoins spécifiques, est assez large. Mais quelles sont vos options ?

1. Le bureau professionnel

Si vous cherchez un local professionnel, donc soumis à un bail professionnel, c’est la solution la plus évidente. Un bureau convient parfaitement aux entreprises du secteur tertiaire et donc tournées vers le service. Pour ce type de locaux, les critères de choix les plus importants sont la localisation géographique et le niveau d’équipement.

2. Le local commercial

Comme son nom l’indique, le local commercial est contractualisé via la signature d’un bail commercial. Il accueille donc l’exercice d’une activité commerciale avec l’exploitation d’un fonds de commerce. Une activité qui peut aussi bien consister en l’achat et la revente de biens mais également des prestations commerciales comme la restauration ou l’immobilier. Dans le cadre d’un local commercial, c’est bien sûr le lieu d’implantation qui est décisif (zone de chalandise, visibilité, stationnements...).

3. Les ateliers, entrepôts et bâtiments industriels

Comme pour le local commercial, ces trois types de locaux sont soumis à la législation des baux commerciaux. Seules les activités qu’ils abritent diffèrent. Un atelier est un espace consacré à la fabrication artisanale de produits tandis que l’entrepôt est un lieu de stockage de marchandises. L’atelier comme l’entrepôt peuvent être uniquement dédiés à leur activité initiale ou intégrés à une usine ou un commerce. Le bâtiment industriel est un local accueillant une activité industrielle nécessitant bien souvent des aménagements spécifiques en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, de son volume de production ou encore des normes à respecter.

4. Le “sur-mesure”

Un bâtiment industriel, mais également un siège social d’une grande entreprise ou encore des locaux administratifs d’une société publique ont, par essence, des besoins propres. C’est pourquoi il est bien souvent plus intéressant sur ce type de projet de concevoir des locaux sur-mesure. Pour des raisons aussi bien pratiques qu’économiques, il est alors pertinent de faire appel à un professionnel de l’immobilier d’entreprise capable de prendre en charge la conception du bâtiment et sa réalisation mais également le portage financier et la recherche du foncier.

5. Le Coworking

Parallèlement à ces types de locaux classiques, s’est développée ces dernières années une nouvelle offre sur le marché de l’immobilier d’entreprise : le coworking. Il s’agit de bureaux de travail partagés où l’entrepreneur choisit le service souhaité à la carte. Bureau individuel ou open pace, accès aux salles de réunion, impression de documents, tout dépend de l’offre à laquelle le coworker souscrit. Particulièrement adaptée aux travailleurs indépendants et aux entrepreneurs en phase de création, cette option peut également s’envisager comme une solution de transition lorsque son entreprise compte peu de salariés ou lorsque ceux-ci sont souvent en déplacement ou en télétravail.

L'installation de son entreprise

L’adresse est un critère essentiel lorsque l’on cherche de nouveaux locaux. Votre lieu d’implantation est au moins aussi important que les caractéristiques intrinsèques de ces mêmes locaux notamment parce qu’il a un impact direct sur vos salariés et l’image de votre entreprise. Pour prendre la bonne décision, vous devez tenir compte d’un certain nombre de paramètres.

1. La qualité de l’adresse

Vous êtes votre adresse. La formule est un peu forte mais a le mérite d’insister sur l’importance pour votre entreprise d’être implantée dans une zone connue, reconnue et correspondant à son image et son activité.

  • Connue : car vous êtes ainsi facilement «trouvable» par vos clients ou partenaires.
  • Reconnue : car en intégrant une zone dynamique, c’est l’image que vous renvoyez de votre entreprise.
  • Correspondant à votre image et votre activité : car un artisan ébéniste n’a pas les mêmes “critères d’adresse” qu’un cabinet d’audit.

2. La vie du quartier

La vie du quartier est directement liée à la qualité et au «prestige» de l’adresse. Le nombre et la qualité des services à proximité de votre lieu d’implantation sont révélateurs du dynamisme de la zone et impactent directement le quotidien de vos équipes. Commerces, restaurants, boulangeries, espaces verts, salles de sport, bureau de Poste, crèches sont autant de services appréciables et appréciés.

3. Le dynamisme économique

Intégrer un quartier vivant est une excellente chose. C’est encore mieux si ce quartier est dynamique sur le plan économique. Il n’est pas rare, dans des zones économiques en croissance, de voir se créer des synergies inter-entreprises. Voisins, clients, partenaires, apporteurs d’affaires. Tout ce petit monde se mélange et participe à entretenir un dynamisme qui profite à tous les acteurs économiques du quartier.

4. L’accessibilité

Vous, comme vos collaborateurs, allez faire le trajet vers ces locaux au moins deux fois par jour et cinq jours sur sept. L’accessibilité est donc un critère essentiel. Une zone continuellement embouteillée c’est autant de minutes et d’énergies perdues chaque jour. Ne parlons même pas de clients qui ne viennent plus pour éviter les bouchons... Autre point important, notamment si certains de vos salariés n’ont pas de véhicule, pensez à regarder si votre emplacement est bien desservi par les transports en commun.

5. La fiscalité

Votre lieu d’implantation peut également jouer sur votre imposition. Il existe en effet des possibilités d’exonérations des charges fiscales et sociales si vous installez votre entreprise en zone franche urbaine, zone de revitalisation rurale ou zone d’aide à finalité régionale.

6. Avez-vous pensé au Quartier d’Affaires ?

Quand on parle de Quartier d’Affaires, on pense bien souvent à la Défense à Paris ou la City à Londres. Mais il existe, à La Réunion, des Quartiers d’Affaires qui, à l’échelle régionale, concentrent les mêmes avantages. C’est notamment le cas de La Mare, à Sainte-Marie. Leur grande force est de rassembler un maximum des critères énumérés plus haut, à savoir : une adresse connue et reconnue, un quartier vivant et dynamique sur le plan économique et une excellente accessibilité.

Une surface adaptée à son activité

Pour un particulier, plus c’est grand, mieux c’est à partir du moment où on en a les moyens. Logique. Pour des locaux professionnels, l’équation est plus complexe puisqu’il s’agit d’optimiser sa surface entre ses besoins, le bien-être de ses salariés et le coût pour l’entreprise. Quels critères prendre en compte ?

1. La loi

Il n’y a pas de législation imposant une surface minimale par employé. C’est une norme (NF X 35-102) qui préconise l’espace minimum dont doit pouvoir jouir un salarié. De manière générale, l’employeur doit assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés, notamment en leur offrant un espace de travail confortable et adapté à leur activité.

Cette norme recommande :

  • 10m2 pour 1 personne seule ;
  • 11m2 par personne dans un bureau collectif (soit 22 m2 pour 2 personnes ou 33 m2 pour 3, etc.) ;
  • 15m2 par personne dans un espace collectif bruyant (si les tâches nécessitent des communications téléphoniques par exemple) ;
  • Cinq personnes maximum dans un bureau collectif et dix pour un bureau en open space.
 

2. Vos besoins

Ce sont ensuite vos besoins spécifiques qui vont dicter la surface optimale pour vos locaux. En fonction de l’activité exercée, il peut être nécessaire de prévoir un espace de stockage ou de vente, un local informatique, un accueil, voire même une salle d’attente.

3. Vos salariés

Leur nombre est évidemment un facteur déterminant pour la surface, mais leur bien-être également. Outre de leur permettre de travailler dans de bonnes conditions avec un espace de travail individuel spacieux et fonctionnel, vous pouvez également jouer sur les équipements et services en intégrant, par exemple, une cuisine, une douche ou simplement un espace détente. Des options intéressantes mais gourmandes en surface.

4. Modularité et luminosité

La surface intrinsèque de vos locaux n’est pas le seul critère. Leur modularité, c’est à dire leur capacité à s’adapter à vos besoins du moment, est tout aussi importante. Idem concernant la luminosité qui joue beaucoup sur l’impression d’espace et permet donc de se sentir à l’aise sur son lieu de travail tout en étant à la lumière du jour.

Les équipements à choisir

Des locaux professionnels doivent être vus comme un ensemble homogène. Il y a leur situation géographique, leur surface et les équipements qu’ils comprennent. Aucun élément de ce triptyque ne peut être sous-estimé. De grands bureaux bien situés, s’ils sont mal équipés, ne sont pas une bonne affaire. C’est pourquoi il y a bon nombre d’installations qui, en fonction de votre activité et vos besoins, sont indispensables.

1. Mobilier

Il est possible, comme sur le marché des particuliers, de louer des locaux nus ou meublés. La seconde option est logiquement un peu plus onéreuse mais permet d’être plus rapidement opérationnel et de bénéficier d’un mobilier de qualité et adapté aux bureaux.

2. Connexion Internet

C’est devenu un critère incontournable. Avoir des bureaux bénéficiant de la fibre optique ou à minima d’une connexion haut débit de qualité est impératif. Une connexion qui «rame» ou qui «saute» tout le temps et c’est toute votre activité qui tourne au ralenti.

3. Places de stationnement

Perdre du temps tous les jours pour trouver une place, c’est quand même dommage. Et obliger vos salariés ou visiteurs à payer un parcmètre est également déconseillé. Des places de stationnement privées pour vous et vos équipes et un parking visiteurs sont des atouts majeurs.

4. Climatisation, protection solaire et aération

Impossible de faire l’impasse. A La Réunion, dans des bureaux, la climatisation est indispensable ou alors vous pouvez être certain que vos salariés s’en plaindront à longueur de journée et risquent de perdre en efficacité. Des protections solaires aux fenêtres et autres systèmes de ventilation naturelle existent également.

5. Cuisine et/ou douche

De plus en plus de bureaux offrent aujourd’hui un espace cuisine et/ou douche accessibles aux salariés. Faire réchauffer son plat le midi, prendre un café à l’écart avec un collègue, se doucher après avoir fait du sport le midi, des petits plus qui seront très appréciés de vos collaborateurs.

6. Accessibilité PMR (personne à mobilité réduite)

Légalement, toutes les entreprises sont censées répondre aux règles d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap depuis le 1er janvier 2015. Dans les faits, ce n’est pas toujours le cas. Si vous investissez de nouveaux locaux, autant rentrer dans le cadre réglementaire. Quant à l’ascenseur, les personnes valides sauront également l’apprécier...

7. Services communs

Opter pour des bureaux dans un bâtiment dédié, comme ceux érigés dans les Quartiers d’Affaires, c’est également bénéficier de services mutualisés et communs comme un hall d’accueil avec une permanence, une surveillance de sécurité la nuit et le week-end, un service de nettoyage des locaux. Intégrés au loyer, ils reviennent moins chers et sont moins chronophages que si vous deviez tout gérer vous-même.

8. La clé, c’est la modularité

Chaque entreprise a ses propres besoins, des besoins qui évoluent avec le temps. Ce qui fait réellement la différence, au-delà d’un bon niveau d’équipement, c’est donc la possibilité d’aménager et réaménager autant que nécessaire vos locaux. C’est notamment le cas des locaux divisibles qui, en plus d’être modulables, peuvent donc être partagés et/ou sous-loués en s’adaptant aux spécificités de chaque occupant.

Les organismes qui peuvent vous aider

S’entourer, déléguer, c’est le lot commun de tout chef d’entreprise. Même si vous devez garder la main, l’emménagement dans de nouveaux locaux ne fait pas exception et il est nécessaire d’être bien conseillé et accompagné tout au long du processus.

1. Votre comptable

Dans un premier temps, il est possible qu’il ne soit pas véritablement enchanté par votre initiative, à l’instar de votre banque et votre notaire. C’est pourquoi il est important de l’intégrer dès le début de la démarche (processus revenant trop souvent) afin qu’il en soit partie prenante. Déjà parce qu’il doit pouvoir vous soulager au niveau administratif et dans la constitution du dossier, à commencer par l’incontournable bilan comptable. Il doit également être en capacité de vous faire un prévisionnel. Enfin, demandez-lui de se renseigner sur les exonérations prévues en cas d’installation en zone franche.

2. Votre réseau

Il est quasiment impossible de pérenniser son entreprise sans s’appuyer sur un réseau solide. Si vous êtes membre d’un syndicat patronal, d’un club de dirigeants ou d’une association, il est opportun d’en parler avec vos différentes relations au sein de ces instances pour demander conseil ou dénicher un bon plan. Parallèlement, les Chambres Consulaires ou encore des structures comme Initiative Réunion ou France Active peuvent apporter une aide précieuse.

3. Votre conseiller immobilier professionnel

En cherchant des locaux, vous allez forcément entrer en contact avec des conseillers en immobiliers d’entreprise. Or, ces derniers ne doivent pas se contenter d’être de simples commerciaux mais, comme leur nom l’indique, des conseillers ! Démarches, constitution du dossier, prix du marché, opportunités à saisir, aménagements... autant de services entrant dans leur domaine de compé- tences et que vous pouvez (devez) solliciter.

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4. Pourquoi pas une offre “clé en main”

Vous avez également la possibilité de souscrire à une offre “clé en main”. Du montage du dossier à la recherche du foncier en passant par la conception et la construction du bâtiment, tout est géré par un seul et même partenaire qui vous accompagne ainsi sur l’ensemble du dossier.

Communiquer avec ses salariés

Emménager dans de nouveaux locaux est un changement majeur. Pour vous, votre entreprise et... vos salariés. En plus de gérer l’aspect technique et administratif de ce déménagement, il est primordial de se préoccuper de l’aspect humain. Cela passe par une bonne communication auprès de ses équipes.

1. Informez

C’est le plus important. Dès que vous avez validé votre décision et acté un futur déménagement, il est impératif d’en informer vos salariés afin qu’ils s’y préparent psychologiquement et matériellement. Leur cacher ou leur annoncer tardivement serait une erreur managériale puisqu’ils auraient le sentiment d’un manque de transparence. Pour que le déménagement soit bien accepté, communiquer de manière positive en le présentant pour ce qu’il est : une avancée pour l’entreprise.

2. Intégrez

Après avoir informé vos collaborateurs, vous pouvez aller plus loin en les intégrant au processus. Comment ? En les interrogeant sur leurs souhaits ou encore, si cela est possible, en leur faisant visiter les futurs locaux pour avoir leur impression ou valider un choix. En plus de poursuivre sur la voie d’une communication positive et inclusive, ils auront des remarques pertinentes puisqu’ils sont, avec vous, les mieux placés pour savoir ce dont l’entreprise a besoin.

3. Pensez à leur bien-être

L’idéal, une fois que l’on a informé ses salariés et écouté leurs attentes, c’est de pouvoir les accompagner. Dans les limites du raisonnable et si cela est réalisable, il convient d’essayer de répondre au moins en partie à leurs attentes, notamment au niveau de la localisation, des services ou de l’organisation de l’espace de travail. Des salariés épanouis dans leurs nouveaux bureaux est un critère essentiel pour un déménagement réussi.

Bien préparer ses visites

La visite de vos (peut-être) futurs locaux est un moment crucial. Il est important de bien la préparer et de savoir quelles questions poser pour éviter de rentrer avec un doute ou, pire, une mauvaise surprise au moment de l’emménagement.

1. Questions

Préparez votre liste de questions afin de ne rien oublier. Tout d’abord, le loyer est-il HT ou TTC ? Ensuite, demandez le montant des charges locatives du local et ce qu’elles incluent (eau, électricité, entretien des parties communes). Des places de stationnement privatives sont-elles prévues ? Intéressez-vous également au montant des taxes qui vous sera demandé. Enfin, y-a-t-il des travaux à effectuer ou à prévoir ? Concernant les normes, demandez si les locaux sont adaptés aux normes d’accessibilité handicapé ainsi que le contrôle électrique annuel obligatoire pour tous bureaux.

2. Vérifications

Comme pour une visite immobilière «classique», pensez à vérifier l’état des peintures, sols, plafonds, fenêtres et portes mais également l’isolation acoustique, notamment en fonction de votre activité et/ ou celle des voisins. Intéressez-vous également à la sécurité du bâtiment (digicode, portail, interphone, entrée libre) et la propreté des éventuelles parties communes. Enfin, soyez particulièrement vigilant à l’état des prises téléphoniques et/ou accès à la fibre. N’hésitez pas à interroger les autres entreprises occupantes pour savoir si les connexions sont de bonnes qualités et si, de manière générale, elles sont satisfaites de leurs locaux.

3. Plusieurs visites et plusieurs regards

Une visite et un regard ne suffisent pas. Pour faire une première sélection, il peut être plus pratique d’y aller seul mais au moment du choix final ou si vous hésitez entre deux ou trois bureaux, il est im- portant de refaire autant de visites que nécessaire et surtout d’être accompagné. Des salariés, un spécialiste ou tout simplement un ami ou confrère chef d’entreprise... L’objectif est d’avoir un autre regard avisé sur votre choix.

Gérer le déménagement

Vous avez trouvé vos nouveaux locaux et informé vos salariés, reste encore à gérer la partie opérationnelle : le déménagement. Rien de bien sorcier mais pour éviter les désagréments et perdre trop de temps, une bonne organisation est nécessaire.

1. Déposer son préavis et faire un planning

Selon la nature de votre bail, la durée de préavis pour rompre celui-ci varie. Il est donc nécessaire de bien se renseigner avant de déposer votre préavis mais aussi de contractualiser le nouveau bail. L’enjeu est de pouvoir déménager sans payer deux loyers simultanément et, surtout, de ne pas se retrouver sans locaux durant une période même très courte. Établir un rétro planning précis des différentes échéances, en se laissant toujours une marge, paraît donc indispensable pour éviter les erreurs de timing. C’est également nécessaire pour informer vos collaborateurs afin qu’ils préparent à leur niveau ce déménagement.

2. Confier son déménagement à des professionnels

Autant il est courant de louer une camionnette et d’appeler amis et famille à la rescousse pour un déménagement privé, autant ceci est inenvisageable pour un professionnel. Ce ne sont bien entendu pas les salariés qui vont s’en charger. De plus, s’adjoindre les services de professionnels du déménagement c’est avoir des garanties sur les délais et les éventuelles casses.

3. Faire les états des lieux d’entrée et de sortie

Les états des lieux d’entrée et de sortie sont obligatoires pour les locaux à usage commercial ou professionnel depuis le 1er septembre 2014. Documents contradictoires, ils doivent être signés par les deux partis et répondent aux mêmes obligations que pour un bail d’habitation. Le locataire a pour obligation d’assurer l’entretien courant du bien loué et vous devez donc rendre vos bureaux dans l’état dans lequel ils vous ont été confiés. Concernant l’entrée, il est conseillé de bien vérifier les équipements et éventuellement faire des photos des défauts constatés.

4. Communiquer sur son déménagement

Tout au long du processus de déménagement, pensez également communiquer sur celui-ci auprès de vos clients et partenaires d’affaires, notamment via une opération d’emailing. Une fois l’emménagement effectué, vous devez également en informer l’administration mais aussi votre banque. Votre adresse doit être mise à jour sur votre cachet, votre site internet et plus généralement tous vos outils de communication qu’ils soient digitaux (réseaux sociaux, Pages Jaunes,...) ou papiers (cartes de visites, papier à en-tête...).

Ce guide, sans avoir la prétention d’être exhaustif, rassemble un certain nombre d’informations primordiales pour un chef d’entreprise souhaitant louer de nouveaux bureaux à La Réunion. Il doit vous permettre de mûrir votre projet et en cerner les enjeux afin de faire les bons choix.

En tant qu’acteur reconnu dans le secteur de l’immobilier professionnel à La Réunion, nous pouvons vous accompagner et vous proposer de nombreuses solutions adaptées à vos besoins. Car s’il y a une chose à retenir de ce guide, c’est que ce sont vos bureaux qui doivent s’adapter à votre entreprise, et non l’inverse.

Vous pouvez comme nous vous le disions en début de cette page, télécharger gratuitement notre guide : Tout ce que vous devez savoir avant de louer de nouveaux bureaux à La Réunion

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